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Digitalisierung im mittelständischen Handwerk – Ein Praxisbeispiel des Garten- und Landschaftsbaus

„Schöne Gärten sind von uns!“ Um diesem Motto gerecht zu werden, gründete Jonni Borgmann 1998 sein Garten- und Landschaftsbau-Unternehmen im Norden von Hamburg. Mit seinem mittlerweile fast 30 Personen starken Team bietet das Unternehmen seither Garten-Projekte aus einem Guss: von der Planung über die Ausführung bis zur Übergabe für gewerbliche und private Kunden/-innen.

Ausgangslage
Im Gartenbau-Unternehmen Borgmann wird Teamarbeit großgeschrieben. Die flache Hierarchie aus Geschäftsführung, Büro-Team und vielen Fachkräften mit „grünem Daumen“ erfordert aber gleichzeitig einen hohen internen Kommunikations- und Informationsfluss. Hier befindet sich das Unternehmen derzeit in einem Schwebezustand aus papierbasierten Informationen und punktuell eingesetzten digitalen Lösungen. Die Vielzahl der Kommunikationsmöglichkeiten wie Telefonaten, persönlichen Kundengesprächen, E-Mail-Verkehr und eine tägliche papier-basierte Zeiterfassung, bringen das Unternehmen an seine administrativen Grenzen.

Herausforderungen
„Ich bin mit Leib und Seele Gartenbauer! Dass ich mich mit der Digitalisierung meines Unternehmens beschäftigen muss, ist mir klar. Für mich steht dabei im Fokus, meine Mitarbeiter/-innen konsequent mitzunehmen und am Prozess zu beteiligen. Dazu habe ich bisher nicht die richtigen Werkzeuge“, sagt Jonni Borgmann, Inhaber und Geschäftsführer der Borgmann Garten- und Landschaftsbau GmbH.

Der Unternehmer möchte sich auf die Anforderungen von morgen vorbereiten und nimmt die anstehende EU-Verordnung zur gesetzlichen Pflicht der Arbeitszeiterfassung zum Anlass, die Einführung einer digitalen Zeiterfassung als erstes digitales Pilotprojekt in seinem Unternehmen anzustoßen.

Mitarbeitende in diesen Prozess einzubeziehen stellt Jonni Borgmann jedoch auch vor Herausforderungen. Bewusstsein und Wille für die Unternehmensdigitalisierung sind vorhanden. Die passenden methodischen Werkzeuge für den strukturierten und nutzenbringenden digitalen Wandel fehlen allerdings. Deshalb wandte sich Jonni Borgmann an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kommunikation, welches als eines der großen Drittmittelprojekte der BSP Business School Berlin kleine und mittelständische Unternehmen auf dem Weg in die Digitalisierung unterstützt.

Ideen & Bedenken
Es stellte sich zunächst die Frage nach dem Beginn der Prozessoptimierung: Wie und wo sollte der digitale Wandel strukturiert und nutzenorientiert angepackt werden? Jonni Borgmann: „Leider müssen meine Baustellenleiter die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Teams täglich auf einen Papier-Vordruck schreiben und den auch noch rechtzeitig ins Büro bringen. Ich möchte gern die Teams von dieser höchst unproduktiven Zusatzarbeit entlasten, bin mir aber nicht sicher, welche Lösungen es dazu gibt und wie meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu stehen. Am besten wäre eine einfache Lösung, die im Gelände benutzt werden kann und keine Mehrarbeit verursacht.“

Für den Unternehmer stehen zudem folgende Fragen im Mittelpunkt:

  • Wie kann bei Mitarbeiter/-innen Akzeptanz für die Veränderung geschaffen werden?
  • Wie können alle am Prozess beteiligt werden?
  • Welche Software könnte eine Unterstützung sein?

Unterstützung durch das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kommunikation
Gemeinsam mit der Geschäftsleitung, einer Vertreterin des Büro-Teams sowie den Bauleitern und den Vertreter/-innen der Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren Hamburg und Kommunikation fand ein Erstgespräch statt. Methodische, organisatorische und inhaltliche Abläufe sowie die Projektziele wurden abgestimmt. Mit Hilfe der Methode „Zukunftswerkstatt 4.0 für KMU“ wurde ein strukturiertes Vorgehen sichergestellt und konkrete Maßnahmen erarbeitet.

Der erste Schritt: Alle ins Boot holen
Für den ersten Workshop wurde ein besonderer Ort gewählt: Die Landesgartenschau in Wittstock. Hier trafen sich das gesamte Team von Borgmann Garten- und Landschaftsbau und die Vertreter/-innen des Kompetenzzentrums Kommunikation.

In einem zweistündigen World-Café waren alle Mitarbeiter/-innen eingeladen, bereichsübergreifend miteinander ins Gespräch zu kommen. Anhand folgender drei Kernthemen wurden an rotierenden Thementischen organisatorische und strukturelle Potenziale des Unternehmens benannt.

  • Wie können wir die Kommunikation & Dokumentation verbessern?
  • Was brauche ICH für meine Arbeitserleichterung?
  • Think BIG – Borgmann 2025

Auch wurden individuelle Wünsche und Vorbehalte thematisiert sowie erste, ganzheitliche Ideen für digitale Themen entwickelt.

Jonni Borgmann: „Diese Kreativität und Begeisterung für Digitalisierung habe ich bei meinem Team so nicht erwartet. Das war eine sehr interessante Erfahrung für uns alle. Für mich besonders wichtig: mein Team möchte selbst aktiv mitgestalten. Ich muss das gar nicht alles alleine machen!“

Der zweite Schritt – Bekanntes neu denken!
Kurze Zeit nach dem Auftaktworkshop ging es in die zweite Runde der „Zukunftswerkstatt 4.0 für KMU“. Mit freiwilligen Teilnehmer-/innen aus verschiedenen Unternehmensbereichen wurde in einem einstündigen Workshop der Blick auf die Aufgaben und Herausforderungen der „Betroffenen“ gerichtet. In einer freien Adaption der Value-Proposition-Methode nach Osterwalder erarbeiteten die Teilnehmenden einen gezielt auf das Unternehmen zugeschnittenen, „Anforderungskatalog“ für ein digitales Werkzeug zur digitalen Zeiterfassung.

„Der methodische Ansatz hat uns geholfen, den Blick auf die eigenen ‚Bauchschmerzen‘ in unserer täglichen Arbeit zu lenken und uns zu einer gemeinsamen Lösung zu bringen.“, so Jonni Borgmann.

Intensives Brainstorming der Mitarbeiter/-innen zur Digitalisierung ihres Betriebes im gemeinsamen Workshop mit Danny Kensa.

Lösungen
Besonders hilfreich war es für den Unternehmer, mit seinem Team gemeinsam die Wünsche und Ziele für das Vorhaben zu diskutieren und sich über die persönlichen Bedürfnisse und Ängste auszutauschen. Durch die intensive Zusammenarbeit aller wurde der Nutzen der anstehenden Veränderungen sichtbar und das „menschliche“ Fundament für die nächsten Schritte gelegt.

Das „technische“ Gerüst für die digitale Veränderung des Unternehmens lieferte das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg in Form eines Anforderungskataloges zu praxistauglichen Softwarelösungen. Mit dem Wissen, welche Kriterien etwa die digitale Zeiterfassungssoftware erfüllen muss, konnte der Unternehmer auf der Anbietermesse der Handwerksammer Hamburg schließlich gezielt mit den Anbietern entsprechender Produkte diskutieren und Lösungen ausprobieren.

Ergebnis
Die intensive methodische und fachliche Begleitung der beiden Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren unterstützten Jonni Borgmann und sein Team dabei, die Schritte auf dem Weg in die weitere Digitalisierung zu gehen. „Durch die für uns ungewöhnliche Form der Kommunikation in den Workshops fühlten sich meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv am Veränderungsprozess beteiligt, was auch zu mehr Akzeptanz gegenüber der neuen Software führt. Nun können wir den nächsten Schritt gehen“, fasst der Unternehmer zusammen.

Wie sieht der nächste Schritt aus? Das Unternehmen wird eine neue Software gemäß des selbst erarbeiteten Anforderungskataloges einführen und auch hier in kleinen Schritten vorangehen: Ausgewählte Mitarbeiter/-innen werden sich mit der neuen Software vertraut machen, Erfahrungen sammeln, eventuelle Probleme lösen – erst dann wird die Einführung für den gesamten Betrieb erfolgen. So können sich die Mitarbeiter/-innen gegenseitig bei der Handhabung unterstützen und voneinander lernen.

Alle Studierenden und Interessierten der BSP sind herzlich dazu eingeladen, an Veranstaltungen des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Kommunikation teilzunehmen, spannende Unternehmenskontakte zu knüpfen und in aktuelle Praxisbeispiele reinzuschnuppern! Weitere Informationen finden Sie unter www.kompetenzzentrum-kommunikation.de.

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Ihr Ansprechpartner

Prof. Dr. Thomas Thiessen

Ihre Ansprechpartnerin

Lisa Schimmelpfennig

Das BSP Magazin